Inmiddel werk ik ruim twintig jaar in de aannemerij, waarvan twaalf jaar als calculator. In mijn tijd als calculator bij een middelgroot aannemersbedrijf was ik voortdurend op zoek naar manieren om het calculatieproces makkelijker, overzichtelijker en vooral beter controleerbaar te maken. Niet alleen omdat ik efficiënter wilde werken, maar vooral omdat ik mij enorm kon storen aan de fouten die ik zelf in een calculatie maakte.
Dat kon iets relatief kleins zijn, zoals een verkeerd overgenomen hoeveelheid of bedrag, maar ook een onderaannemer die ik verkeerd had opgenomen of een onderdeel dat niet in zijn aanbieding bleek te zitten. Vervelender waren de situaties waarin tijdens de voorbereiding of uitvoering bleek dat een detail, constructie of gekozen werkwijze helemaal niet uitvoerbaar was.
Juist die fouten hebben mij geleerd dat een goede calculatie niet alleen draait om hoeveelheden en prijzen, maar vooral om het zo vroeg mogelijk herkennen en beheersen van risico’s.
Door jarenlang kritisch naar mijn eigen manier van werken te kijken, ben ik steeds meer structuur gaan aanbrengen in het calculatieproces. Daarbij gebruik ik onder andere Bluebeam Revu, 12Build, WeTransfer en Ibis Calculeren voor de Bouw. Niet omdat software het denkwerk van een calculator kan overnemen, maar omdat de juiste hulpmiddelen ervoor zorgen dat informatie beter wordt vastgelegd, gecontroleerd en later weer teruggevonden.
Daaruit is uiteindelijk een werkwijze ontstaan die ik nog dagelijks toepas en die ook de basis vormt voor onze calculatietraining.
Dat betekent overigens niet dat ik geen fouten meer maak. Calculeren blijft mensenwerk en bij ieder project worden in korte tijd honderden keuzes gemaakt. Mijn doel is daarom ook niet om te doen alsof iedere fout voorkomen kan worden. Ik wil vooral dat keuzes, hoeveelheden en afwijkingen controleerbaar en herleidbaar zijn. Als er later een vraag ontstaat, moet ik kunnen terugvinden wat ik heb gedaan, waarom ik dat heb gedaan en waarop mijn keuze was gebaseerd.
Waar zitten de risico’s in het calculatieproces?
Een belangrijk uitgangspunt in mijn werkwijze is dat niet iedere mogelijke fout dezelfde aandacht verdient. Natuurlijk wil je uiteindelijk een goede prijs neerleggen, maar een afwijking op de prijs van een betonblokje vormt een ander risico dan een gekozen uitvoeringsmethode die in de praktijk helemaal niet mogelijk blijkt.
Daarom heb ik het calculatieproces voor mijzelf verdeeld in twaalf stappen en tegelijkertijd gekeken waar binnen dat proces de belangrijkste risico’s zitten. In het bijgevoegde overzicht heb ik die risico’s bewust gerangschikt van meer naar minder risico.
Bovenaan staan uitvoerbaarheid en bereikbaarheid, gevolgd door onderdelen in bestek, tekeningen en overige bescheiden, contract en voorwaarden, de compleetheid van aanbiedingen van onderaannemers en vervolgens de hoeveelheden. Daarna volgen bouwtijd en planning, arbeidsnormen, materiaalprijzen, materieelprijzen en uiteindelijk algemene kosten, winst en risico.
Die volgorde betekent nadrukkelijk niet dat de onderwerpen onderaan minder belangrijk zijn. Het overzicht gaat over de kans dat ergens in het calculatieproces een fout ontstaat en de gevolgen die zo’n fout kan hebben.
Dat geldt in het bijzonder voor de laatste positie: algemene kosten, winst en risico. Deze onderdelen zijn financieel uiteraard belangrijk, maar het risico dat daar tijdens het calculeren een fout ontstaat, is relatief klein.
Bij het opstellen van het staartblad werken we immers grotendeels met vaste percentages en vooraf ingestelde berekeningen. Natuurlijk kan ik daar een tikfout maken of een verkeerd percentage invoeren, maar zo’n fout is doorgaans eenvoudig te constateren en te corrigeren.
Dat is wezenlijk anders dan een fout die veel eerder in het proces ontstaat. Wanneer ik een verkeerde aanname doe over de uitvoerbaarheid, een contractvoorwaarde over het hoofd zie of een belangrijk onderdeel mis in de aanbieding van een onderaannemer, kan de financiële impact veel groter zijn en is de fout achteraf vaak moeilijker te herstellen.
Het gaat in mijn risicovolgorde dus niet om waar het meeste geld zit, maar om waar tijdens het calculeren de grootste kans op een fout ontstaat en hoeveel invloed ik daar vooraf op kan uitoefenen.
Dat bepaalt ook waar ik mijn aandacht aan besteed. Hoe groter het risico en hoe moeilijker een fout later te herstellen is, hoe meer aandacht dat onderdeel tijdens de calculatie van mij krijgt.
Uitvoerbaarheid begint vóór het bepalen van hoeveelheden
Een gebouw kan op papier prima ontworpen zijn, maar kan het ook daadwerkelijk worden gebouwd op de beschikbare locatie? Kunnen de benodigde materialen op de bouwplaats komen? Is er voldoende ruimte voor opslag, materieel en transport? Zijn er obstakels of omstandigheden die invloed hebben op de gekozen uitvoeringsmethode?
Wanneer daar een verkeerde aanname wordt gedaan, helpt een perfect berekende materiaalprijs uiteindelijk weinig.
Hetzelfde geldt voor bestekken en tekeningen. Die kunnen elkaar tegenspreken, informatie kan ontbreken of een onderdeel staat wel in het bestek maar niet op tekening. Juist daar wil ik tijdens de calculatiefase achter komen, omdat een omissie die vóór de aanbesteding wordt ontdekt meestal nog beheersbaar is. Een omissie die pas tijdens de uitvoering boven water komt, leidt vaak tot tijdverlies, extra kosten en discussie.
Daarom begint mijn calculatieproces ook niet met meten. De eerste stappen bestaan uit het controleren van de compleetheid van de beschikbare documenten, het ordenen van tekeningen en documenten en het beoordelen van de locatie, bereikbaarheid, bouwplaats en mogelijke obstakels. Pas verderop in het proces begin ik daadwerkelijk met het bepalen van hoeveelheden.
Bluebeam Revu gebruik ik voor veel meer dan meten
Voor vrijwel alle onderdelen waarin ik dergelijke fouten of afwijkingen kan opsporen, gebruik ik Bluebeam Revu. In mijn eigen werkwijze besteed ik naar schatting ongeveer 60 procent van het totale calculatieproces in Bluebeam.
Dat klinkt misschien veel voor software die vaak vooral wordt gezien als een programma om PDF’s te bekijken, te markeren en hoeveelheden uit te trekken. Voor mij zit de waarde echter juist in het controleren en vastleggen van informatie.
Dat begint al bij de eerste stappen van het calculatieproces. Ik controleer of de beschikbare documenten compleet zijn, orden de ontvangen tekeningen en documenten en kijk vervolgens naar locatie, bereikbaarheid, bouwplaats en mogelijke obstakels. Later gebruik ik Bluebeam opnieuw om de technische haalbaarheid en eventuele omissies inzichtelijk te maken en uiteraard voor het bepalen van de hoeveelheden.
Het grote voordeel daarvan is dat informatie niet alleen in mijn hoofd zit. Ik leg op de tekeningen vast wat ik constateer en welke keuzes ik maak. Wanneer een detail volgens mij niet uitvoerbaar is of wanneer ik besluit iets anders te calculeren dan letterlijk op tekening staat, wil ik dat op diezelfde tekening kunnen terugzien.
Daarmee verandert Bluebeam Revu voor mij van een programma om hoeveelheden te bepalen in een belangrijk controlemiddel binnen het calculatieproces.
Ook de onderaannemer controleert mijn calculatie
Een ander belangrijk risico binnen het calculatieproces zijn de onderaannemers. Een offerte kan op het eerste gezicht goed lijken, terwijl er onderdelen ontbreken, uitsluitingen zijn opgenomen of de aangeboden hoeveelheden niet aansluiten bij wat ik zelf heb bepaald.
Daarom vraag ik onderaannemers in mijn proces eerst aan door middel van een vooraankondiging. Nadat ik zelf de hoeveelheden heb bepaald, volgt een tweede stap waarbij de onderaannemer die hoeveelheden ontvangt. In het schema zie je daarom bewust twee momenten waarop onderaannemers worden benaderd: eerst de vooraankondiging en later de aanvraag met hoeveelheden.
Daar zit een belangrijk controlemechanisme in. Ik ga er op dat moment vanuit dat mijn hoeveelheden goed in kaart zijn gebracht, maar ik vraag de onderaannemer nadrukkelijk om deze te beoordelen en waar nodig te corrigeren. Daardoor kijken twee partijen vanuit hun eigen vakkennis naar dezelfde hoeveelheden.
Als ik bijvoorbeeld 850 m² heb bepaald en de onderaannemer komt op 790 m², wil ik niet alleen weten welk getal juist is. Ik wil vooral weten waarom er een verschil is. Misschien heb ik iets dubbel gerekend, maar het kan net zo goed betekenen dat de onderaannemer een onderdeel niet heeft meegenomen.
Juist zo’n verschil levert informatie op en creëert een extra controlemoment voordat de aanbieding definitief in de begroting terechtkomt.
Maanden later wil ik mijn eigen calculatie nog begrijpen
Dit is misschien wel mijn belangrijkste persoonlijke uitgangspunt. Wanneer ik een calculatie maanden later opnieuw open, wil ik zonder allerlei zoekwerk kunnen begrijpen wat ik destijds heb gedaan.
Ik wil niet eerst verschillende Excel-bestanden, meetstaten, losse notities en koppelingen moeten openen om te achterhalen waar een hoeveelheid vandaan kwam. Dit is vaak ook voor een andere calculator onoverzichtelijk. Mijn uitgangspunt is dat de calculatie overdraagbaar en inzichtelijk moet zijn, zodat iemand anders deze ook kan inzien en begrijpen.
Als ik een detail anders heb gecalculeerd dan het op tekening staat, pas ik dat detail in Bluebeam aan zoals ik het in de begroting heb opgenomen. Wanneer ik een afwijking constateer, plaats ik daar een opmerking bij. En wanneer ik hoeveelheden bepaal, wil ik op de tekening kunnen zien wat wel en niet is meegenomen.
Daarbij gebruik ik een heel eenvoudige regel:
Niet ingekleurd is niet gerekend.
Dat klinkt misschien simpel, maar juist zulke afspraken maken een calculatie controleerbaar. Ik hoef maanden later niet volledig op mijn geheugen te vertrouwen, omdat ik op de tekening kan terugzien wat ik heb gedaan en welke uitgangspunten ik daarbij heb gehanteerd.
Daarom maak ik binnen Bluebeam gebruik van een vaste Tool Chest en aangepaste kolominstellingen. Een Tool Chest helpt mij onderdelen te bepalen en werkt tegelijkertijd als checklist. De vaste werkwijze zorgt ervoor dat informatie steeds op dezelfde manier wordt opgebouwd en later eenvoudig kan worden teruggevonden.
Onze calculatietraining is in feite op hetzelfde principe gebaseerd. Het doel is niet om zoveel mogelijk functies van Bluebeam Revu te laten zien, maar om door een gestructureerde werkwijze, een goed ingerichte Tool Chest en vaste kolominstellingen de foutmarge binnen het calculatieproces te verkleinen.
Wat, hoe, waar en hoeveel
Uiteindelijk heb ik voor mijzelf een duidelijke scheiding gemaakt tussen Bluebeam Revu en het calculatieprogramma.
Wat ik calculeer, hoe ik het heb geïnterpreteerd, waar het zich bevindt en hoeveel ervan aanwezig is, leg ik vast in Bluebeam Revu. Wat het kost, leg ik vast in het calculatieprogramma.
Voor de stap van Bluebeam naar het calculatieprogramma hebben wij Revu2CUF ontwikkeld. Daarmee kunnen we van de hoeveelheden vanuit Bluebeam Revu een CUF-XML-bestand maken, dat vervolgens geïmporteerd kan worden in Ibis Calculeren voor de Bouw.
Daardoor wordt Bluebeam daadwerkelijk onderdeel van mijn calculatiedossier en niet alleen het programma waarmee ik vooraf een aantal hoeveelheden heb bepaald.
Voor mij is dat belangrijk. Wanneer ik maanden later wil weten waarom een bepaalde hoeveelheid in mijn begroting staat, wil ik dat rechtstreeks kunnen herleiden naar de tekening. Geen verzameling losse bestanden en verwijzingen, maar één duidelijke bron waarin zichtbaar is wat ik tijdens de calculatie heb gezien, gemeten, aangepast en besloten.
De calculatie stopt niet bij de inschrijving
Die werkwijze geeft mij niet alleen tijdens de calculatie meer controle, maar wordt nog waardevoller wanneer het werk daadwerkelijk opdracht wordt. Veel informatie die tijdens de calculatiefase is opgebouwd, heeft namelijk ook waarde voor de werkvoorbereiding.
Waarom zouden we die informatie na opdracht opnieuw gaan verzamelen?
De tekeningen bevatten op dat moment al markeringen, hoeveelheden, opmerkingen, afwijkingen en keuzes die tijdens de calculatie zijn gemaakt. De werkvoorbereider kan daarop verder werken, hoeveelheden aanpassen wanneer tekeningen wijzigen en dezelfde informatie gebruiken voor bijvoorbeeld meer- en minderwerk.
Daarmee wordt Bluebeam Revu afdelingsoverstijgend. De informatie die de calculator heeft opgebouwd, verdwijnt niet na het indienen van de offerte, maar vormt een basis waarop de volgende afdeling kan voortbouwen.
Voor mij is dat uiteindelijk waar een goed digitaal calculatieproces om draait. Niet zoveel mogelijk automatiseren, maar informatie één keer goed opbouwen, controleren en vastleggen, zodat deze later opnieuw gebruikt en gecontroleerd kan worden.
Want calculeren is voor mij vooral controleren.
Hoe we de informatie uit de calculatie vervolgens meenemen naar de werkvoorbereiding en daar opnieuw gebruiken, behandel ik in een volgende blog.